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Email已经失控了。对大部分工作的人来说，Email实在太多了，它已经成为焦虑的源泉，成为衡量我们落不落后的标准。

我大量地阅读关于这个主题的内容，想从我自己的经历着手，看其他人怎么处理email带来的后果。

有些人将email看得和Twitter一样，一连串的公告消息不断飘过，沉浸其中，直到有片刻缓和的时候，但是，人们没有感到有责任去回复每一条。

还有些人收件箱里堆满了没有回复的邮件，5000封，10000封甚至30000封，最后邮箱爆满，只能删除所有的，从头开始，假想发件人还会再给你发送邮件。

但在这些偏激的方式中，还是存在一些策略的。有些规范能防止email降低你的效率，摧毁你的自我。

如果你觉得我在支持“收件箱零邮件”运动，那你想错了。“收件箱零邮件”是指一天结束时，你的收件箱必须是空的，在收到邮件2分钟之内你就得立即回复，另外，你需要归档到邮件文件夹。

然而对我来说，这简直是自欺欺人。因为移动收件箱中的信件并不代表你已经处理过了，尽管你将它“藏起来”了，但始终是萦绕你脑海的待处理事件。如果你问我，我会说这是自欺欺人。

以下是我的建议。遵循下面的方法，你能更快地处理邮件，重拾工作生活的平衡。

1. 别做电子邮件的奴隶

每次你听见提示声想起，有新的邮件时，你就一下子没了工作思路。你就会丢掉手头上做的一切事，去看收到了什么邮件。你甚至会打开邮件，看到有趣的链接，接下来的事你应该想得到，你已经上了7分钟网。

所以干脆关掉来信提示声（在菜单、偏好或者设置里去看）。

另外，限制自己一天只能查看3次邮件。早上、午餐后，和一天结束时。别再一天查看几十次了。不管做什么，给自己一个找寻动力的机会。别担心会不会丢失什么重要信息，如果人们有急事找你，他们会发短信或者打电话。

2. 终止无期限的邮件束缚

有个好办法来防止信件源源不断地到来，那就是少外发邮件，要做到这点，那就得先发制人地结束谈话。

方法一：“我将在周五发送我的提议，要是你没有消息，那我就这样做了。”

你已经让对方“出局”了，你的话让他不得不结束这个谈话。不像一些消息还得反复回复，比如：什么时候比较好？我能周五发吗？当然了，听起来很不错。好的，就周五发吧。

方法二：“周二、周三或者周四下午两点到四点我都有空，确定好后告诉我一声。”

用一封信件，你就已经明确通知了你的空闲时间，你的同事也就能确定会议时间了。你就省得再去说一连串的“抱歉，那会我没空，周四行吗？”

方法三：采用邮件分类速记法。写上“不用回复“，这就让对方不用再总结你的邮件了。

有些人甚至把整个信息都写在了邮件主题栏里，后面附上“已完”，就像下图所示：

这样你的同事就省去了打开邮件的步骤，他收到消息后就可以删除邮件了。

3. 保存输入

用自动扩充程序。你有时候反复输入同一文字，如：“谢谢你！”“收到，马上去做”，“没问题”“希望能有用”，还有你的地址、电话号码以及一些属于日常工作用的短语。

用输入扩充程序，你可以把这些作为缩略语储存起来，不管何时你输入这些，他们就会恢复到原来的文字。比如：

ty = Thank you very much!

ma = Much appreciated.

np = No problem.

Addr = My address is: 1244 North Elm Street, Chicago, IL, 60609.

你也可以为经常打错的字设置扩充字，比如“teh”代表“the”。这些程序是通用的，不仅仅在邮箱里适用。

在Mac系统，这个功能是内置的。打开系统预设，点击键盘设置，再点击文本选项卡，按+号键，然后你就可以创建缩略词了。

Windows系统里，短语快递软件也有同样的功能，但是它更复杂，它甚至可以基于你之前的输入，完成整个句子。

没必要一天就创造一大串缩略词，如果你慢慢地建立，记得会更牢固。我用这个程序用了15年了，到目前为止，一共有400多个条目。比如这个句子：“y wdtbv how little i ac type tz days”指的是“You wouldn’t believe how little I actually type these days.”

要花个几分钟时间去建立输入扩充词，但他们确实很节省时间，也降低了重复输入的压力，消除了输入错误。

4. 用Unroll.me服务

不管你做过与否，这个服务会提供一个你主要的订阅条目。所有的时事通迅、优惠券交易、银行交易，基本上所有你收到的这些底部都会有一个“退订”链接。Unroll.me通过一个小小的退订按钮，将它们隔离开来。

你点击退订按钮后，立马就不会受到来信了，即使要花上今天才真正生效。

很奇怪的是，当退订了5项之后，你如果不在Facebook或者Twitter上发布点什么和Unroll.me相关的东西，你就不能继续退订，这就是所谓的“代价”。但是也是值得的。Unroll.me并不会识别所有的垃圾邮件，但是它已经很厉害了。

任何你不退订的销售信息都会堆积成一个简单的文集，而且以它的方式不断更新。

5. 学会使用邮件规则

几乎所有的邮件都允许你创建规则或者过滤器，这个过程基于发信人和发信内容而自动处理来信。如果有人给你发的只有愚蠢的笑话和虚假的励志故事，你可以建立一个规则，自动将这些信件移入垃圾文件夹。

雅虎邮箱和谷歌邮箱的这些规则叫做过滤器，要想设置的话，去齿轮状菜单里选择设置选项。

点击过滤器，然后选择新增选项或者创造新的过滤器，然后能看到一个对话框，在这里就能设置规则了。下图所示，任何来自irs.gov网站的邮件都会移入Guvmint文件夹。

谈到谷歌邮箱，也是在设置里，点击收件箱选项，你可以使用收信箱弹出式菜单，提出各种谷歌方案，来辨别信件和确定重要信件的优先等级，比如说将它们置项。

在Outlook邮箱和Apple邮箱也有类似的设置。

没有什么魔法按钮能让你源源不断的邮件减少。但是，通过移除不重要的垃圾邮件，将啰嗦的回复最少化，以及运用其它软件，你可以比较好的管理这些邮件。